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Dieses Kapitel hilft Ihnen, sich als Freiberufler in Deutschland richtig zu positionieren und die vier häufigsten Fehler zu vermeiden, die Neulinge viel Geld kosten: die falsche Steuerkategorie, die Anmeldung bei der falschen Behörde, die Nutzung einer Aufenthaltserlaubnis, die keine selbstständige Tätigkeit erlaubt, und das Abrutschen in eine sogenannte Scheinselbstständigkeit. Selbstständigkeit in Deutschland ist nicht schwierig, verzeiht aber keine Fehler. Die Regeln sind schriftlich festgehalten, werden von verschiedenen, nicht miteinander kommunizierenden Behörden durchgesetzt, und jede dieser Behörden kann sogar Fehler korrigieren, die Sie vor Jahren begangen haben.
Die gute Nachricht ist, dass hier fast alles gesetzlich geregelt ist und nicht von der Laune eines Beamten abhängt. Wenn Sie wissen, in welche Kategorie Sie fallen und sich entsprechend registrieren, ist der Rest des Systems weitgehend formal. Dieses Kapitel erläutert die Rechtskategorien, die Registrierungsschritte, die Steuer- und Mehrwertsteuerregeln in ihrer Fassung von 2026, die Sozialversicherungspflichten, die viele überraschen, sowie die Vertrags- und Zahlungspraktiken, die die Existenzsicherung von Freiberuflern gewährleisten.
Freiberufler oder Gewerbetreibender: Die zwei Formen der Selbstständigkeit in Deutschland
Das deutsche Recht kennt nicht nur eine Kategorie „Freiberufler“, sondern zwei. Die Zugehörigkeit zu einer dieser Kategorien bestimmt die Höhe der zu zahlenden Steuern, die zuständige Behörde, die Pflicht zur Mitgliedschaft in einer Handelskammer und den Umfang der Buchführungspflichten. Die beiden Kategorien sind der Freiberufler, dessen Einkommen unter § 18 des Einkommensteuergesetzes (EStG) fällt, und der Gewerbetreibende, dessen Einkommen unter § 15 EStG fällt.
Der Unterschied ist bares Geld wert. Ein Freiberufler zahlt keine Gewerbesteuer. Er meldet sich nicht im Gewerbeamt an und muss nie das Gewerbeamt aufsuchen. Er ist kein Pflichtmitglied der Industrie- und Handelskammer (IHK) und zahlt daher keinen Jahresbeitrag. Er kann seine Buchhaltung unabhängig von seinem Einkommen als einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung führen. Ein Gewerbetreibender hingegen macht in allen vier Punkten das Gegenteil: Er meldet sich im Gewerbeamt an, wird automatisch IHK-Mitglied, zahlt Gewerbesteuer über einem Freibetrag und ist ab einer bestimmten Größe gemäß § 141 Abgabenordnung zur doppelten Buchführung und zur Erstellung einer formalen Bilanz verpflichtet.
Die ursprüngliche Fassung dieses Kapitels suggerierte, dass Freiberufler „ihr Gewerbe üblicherweise beim örtlichen Gewerbeamt anmelden müssen“. Das ist falsch und der mit Abstand teuerste Satz, den ein Ratgeber zu diesem Thema schreiben kann. § 138 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) ist eindeutig: Wer ein Gewerbe eröffnet, meldet dies der Gemeinde an, die wiederum das Finanzamt informiert. Wer hingegen eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, meldet sich direkt beim zuständigen Finanzamt an. Ein Freiberufler, der sich pflichtbewusst beim Gewerbeamt anstellt, gibt sich als etwas aus, was er nicht ist, und die Gewerbeanmeldung folgt ihm ins Gewerbesteuersystem.
Wie findet man also heraus, welcher Beruf auf einen zutrifft? § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG enthält eine Liste, informell als Katalogberufe bekannt. Sie umfasst zunächst alle selbstständig ausgeübten wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, lehrenden oder erzieherischen Tätigkeiten. Anschließend werden die Berufe einzeln aufgeführt: Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Chemiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Betriebswirte, vereidigte Steuerberater, Steuerberater, Heilpraktiker, Zahnärzte mit der älteren Qualifikation Zahnarzt, Physiotherapeuten, Journalisten, Fotojournalisten, Dolmetscher, Übersetzer und Piloten. Die Liste schließt mit den Worten „und ähnliche Berufe“, was oft Anlass für Diskussionen gibt.
Wenn Ihre Tätigkeit nicht auf dieser Liste steht und keiner der aufgeführten Tätigkeiten ähnelt, sind Sie Gewerbetreibender. Der Verkauf von Waren ist immer ein Gewerbe. Dasselbe gilt für die meisten Tätigkeiten, die man als Agentur, Geschäft, Lieferdienst, Dropshipping, Fahrertätigkeit oder Vermittlung gegen Provision bezeichnet. Die Bezahlung per Rechnung statt per Gehaltsabrechnung macht Sie nicht automatisch zum Freiberufler. Auch die Arbeit am Laptop macht Sie nicht automatisch zum Freiberufler. Sich im Englischen als Freelancer zu bezeichnen, macht Sie nach deutschem Recht nicht automatisch zum Freiberufler.
Die Grauzone: Warum die IT-Arbeit das klassische Schlachtfeld ist
Lesen Sie die Liste in § 18 noch einmal und achten Sie auf die fehlenden Einträge. Es gibt keine Bezeichnungen für „Programmierer“, „Softwareentwickler“, „Webdesigner“, „Data Scientist“ oder „IT-Berater“. Der einzige Weg in den Status der Freiberuflichkeit für Softwareentwickler führt über die Bezeichnung „Ingenieur“ oder die Sammelbezeichnung „ähnliche Berufe“. Deshalb ist die Softwarearbeit der am häufigsten umstrittene Punkt im deutschen Steuerrecht für Freiberufler, und deshalb können zwei Entwickler mit scheinbar ähnlichen Tätigkeiten in unterschiedlichen Steuerkategorien landen.
Die Rechtsprechung lässt sich grob wie folgt zusammenfassen: Tätigkeiten, die Ingenieurwesen ähneln, also die systematische Analyse, den Entwurf und die Konstruktion komplexer Systeme auf der Grundlage theoretischer Kenntnisse eines Ingenieurstudiums umfassen, werden in der Regel als freiberuflich eingestuft. Tätigkeiten, die eher der Anwendung, Konfiguration, Installation oder dem Weiterverkauf von Werkzeugen entsprechen oder im Wesentlichen handwerklichen oder gewerblichen Charakter haben, werden in der Regel als gewerblich eingestuft. Ein Abschluss in Informatik oder Ingenieurwesen erleichtert die Argumentation bezüglich der Freiberuflichkeit erheblich. Selbststudium führt nicht automatisch zum Verlust des Arguments, verlagert aber die Beweislast auf den Einzelnen, nachzuweisen, dass die Kenntnisse tatsächlich in der Tiefe mit einem Hochschulabschluss vergleichbar sind, gegebenenfalls durch eine Prüfung oder ein Gutachten.
Auch in angrenzenden Berufsfeldern besteht dasselbe Problem. Ein Journalist steht auf der Liste, ein Content-Marketer, der Werbetexte verfasst, hingegen in der Regel nicht, da es sich hierbei um Werbung und nicht um Journalismus handelt. Ein Designer, der wirklich künstlerische Arbeit leistet, kann als freiberuflich gelten, während dieselbe Person, die routinemäßige Produktionslayouts erstellt, als gewerblich eingestuft werden kann. Ein Unternehmensberater, der in strategischen Fragen berät, kann als beratender Betriebswirt gelten, jedoch nur, wenn seine Beratung die Hauptbereiche der Betriebswirtschaftslehre und nicht nur einen kleinen Teilbereich abdeckt.
Zwei weitere Fallstricke sind zu beachten. Erstens: Das Finanzamt legt Ihre Einstufung fest, nicht Sie selbst. Sie beschreiben Ihre Tätigkeit im Anmeldeformular, das Finanzamt bildet sich eine Meinung, und wenn es mit Ihrer Einschätzung nicht einverstanden ist, kann es Sie neu einstufen und die Gewerbesteuer rückwirkend für die noch offenen Jahre festsetzen. Zweitens: die Abfärbetheorie, die sogenannte „Ansteckungsregel“. Wenn Sie Freiberufler sind und auch nur einen kleinen Teil Ihrer Einkünfte aus gewerblicher Tätigkeit beziehen und beides über dieselbe Personengesellschaft abwickeln, kann sich die gewerbliche Tätigkeit auf die gesamte Einkünfteverteilung auswirken. Für Einzelunternehmer bleiben die beiden Einkommensströme getrennt, wenn Sie sie getrennt verbuchen; Sie müssen sie aber tatsächlich getrennt halten.
Nichts davon ist ein Grund zur Panik, aber es ist ein Grund, Ihre Tätigkeit sorgfältig zu beschreiben und, wenn es um viel Geld geht oder die Kategorie wirklich unklar ist, vor der Registrierung einen Steuerberater um Rat zu fragen. Unser Kapitel dazu Deutsche Steuern verstehen erklärt, was ein Steuerberater tut, wie er bezahlt wird und wann ein Lohnsteuerhilfeverein die günstigere Option ist und wann er Ihnen überhaupt nicht helfen darf.
Die Aufenthaltserlaubnis, die in Deutschland tatsächlich eine selbstständige Tätigkeit erlaubt.
Wenn Sie kein EU-, EWR- oder Schweizer Staatsbürger sind, ist dieser Abschnitt von besonderer Bedeutung, da ein Fehler hier nicht nur Geld kostet, sondern Ihr Aufenthaltsrecht in Deutschland gefährdet. Ein Aufenthaltstitel berechtigt Sie zu einer bestimmten Tätigkeit. Eine Arbeitserlaubnis berechtigt Sie nicht zur Selbstständigkeit.
Jede deutsche Aufenthaltserlaubnis enthält einen Vermerk über die zulässige wirtschaftliche Tätigkeit. Achten Sie auf die Formulierung „selbstständige Tätigkeit gestattet“. Steht auf Ihrer Erlaubnis stattdessen beispielsweise „Erwerbstätigkeit nur bei Arbeitgeber X gestattet“, sind Sie an einen bestimmten Arbeitgeber gebunden. Die Formulierung „Beschäftigung gestattet“ deckt eine Anstellung ab, nicht aber eine selbstständige Tätigkeit. Freiberufliche Tätigkeit mit einer unzulässigen Erlaubnis ist keine Formalität. Sie kann zum Entzug der Erlaubnis, zur Ablehnung einer späteren Verlängerung und zu Problemen bei der Beantragung einer Daueraufenthaltsgenehmigung oder der Staatsbürgerschaft führen.
Die offizielle Bezeichnung lautet Aufenthaltserlaubnis zur Ausübung einer selbständigen Tätigkeit nach § 21 Aufenthaltsgesetz (AufenthG). Gemäß § 21 Abs. 1 umfasst die Prüfung drei Kriterien: Es muss ein wirtschaftliches Interesse oder ein regionaler Bedarf an der Tätigkeit bestehen, die Tätigkeit muss voraussichtlich positive Auswirkungen auf die Wirtschaft haben, und die Finanzierung muss durch Eigenkapital oder eine Kreditzusage gesichert sein. Die Behörde prüft die Tragfähigkeit der Geschäftsidee, Ihre unternehmerische Erfahrung, die Höhe Ihres Kapitaleinsatzes, die Auswirkungen auf Beschäftigung und Ausbildung sowie den Beitrag zu Innovation und Forschung. Sie entscheidet nicht allein: Das Gesetz sieht vor, dass sie die zuständigen Fachgremien, die Gewerbeaufsicht, die Berufskammern und, sofern der Beruf reglementiert ist, die Zulassungsbehörde hinzuzieht. In der Praxis bedeutet dies die Einholung einer Stellungnahme der IHK oder einer anderen Berufsvereinigung zu Ihrem Geschäftsplan.
Wörtlich genommen ist dies eine anspruchsvolle Prüfung, die für einen Einzelunternehmer oft unmöglich zu bestehen wäre. Deshalb ist § 21 Abs. 2a so wichtig und wird so häufig übersehen. Wer ein Studium an einer staatlichen oder staatlich anerkannten deutschen Universität erfolgreich abgeschlossen hat, eine Bewilligung als Forscher oder Wissenschaftler nach § 18b, § 18d oder § 19c Abs. 1 besitzt oder eine Blaue Karte EU hat, dem erteilt die Behörde „muss“ eine von den Anforderungen des § 21 Abs. 1 abweichende Bewilligung zur selbstständigen Tätigkeit. Im deutschen Verwaltungsrecht bedeutet „muss“, dass die Behörde verpflichtet ist, die Bewilligung zu erteilen, außer in Ausnahmefällen. Dies ist deutlich strenger als „kann“. Voraussetzung ist, dass die geplante selbstständige Tätigkeit einen Bezug zu den im Studium oder in der Forschung erworbenen Kenntnissen aufweist.
Beachten Sie genau, was § 21 Abs. 2a für Inhaber der Blauen Karte aussagt und was nicht. Sie bietet einen einfacheren Weg zur Erlangung einer Erlaubung zur Selbstständigkeit, ist aber keine Lizenz, mit der Blauen Karte selbst freiberuflich tätig zu werden. Die Blaue Karte wird für eine qualifizierte Beschäftigung bei einem bestimmten Arbeitgeber erteilt. Grundsätzlich dürfen Inhaber einer Blauen Karte nicht ohne Genehmigung der Ausländerbehörde nebenher freiberufliche Aufträge annehmen. Die Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit erfordert in der Regel entweder eine ausdrückliche Zusatzgenehmigung oder eine Änderung der Berufsbezeichnung. Manche Erlaubungen erlauben eine begrenzte Nebentätigkeit, andere nicht. Am sichersten ist es, den Vermerk auf Ihrer Karte zu lesen und bei Unklarheiten die Ausländerbehörde schriftlich zu kontaktieren, bevor Sie Rechnungen stellen. Die Bearbeitung einer schriftlichen Antwort kann einige Wochen dauern. Eine nicht genehmigte Tätigkeit kann zum Verlust Ihres Aufenthaltsstatus führen.
Ein weiterer Punkt, der viele überrascht: Die Unterscheidung zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden spielt auch in der Einwanderungspraxis eine Rolle. Historisch gesehen verlief die sogenannte Freiberufler-Visaroute in Berlin und anderswo für Freiberufler reibungsloser als für Gewerbetreibende, da die Prüfung eines Gewerbebetriebs durch die Kammern aufwendiger ist. Steuerliche und aufenthaltsrechtliche Kategorien sind zwar rechtlich getrennt, beeinflussen sich aber gegenseitig.
Anmeldung beim Finanzamt: Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Sobald Sie Ihre Kategorie kennen und Ihre Genehmigung die Tätigkeit erlaubt, ist die Anmeldung nur noch ein wichtiger Schritt: der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Mit diesem Formular teilen Sie dem Finanzamt mit, wer Sie sind, welche Tätigkeit Sie ausüben, welches Einkommen Sie erwarten, ob Sie den Status als Kleinunternehmer mit Umsatzsteuerbefreiung beantragen und wie Sie besteuert werden. Es ist das wichtigste Formular im ersten Jahr eines Freiberuflers, da einige Antworten die Entscheidungen für die folgenden Jahre festlegen.
Seit 2021 ist dieses Formular elektronisch. § 138 Abs. 1b AO schreibt vor, dass die Informationen „nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle“ übermittelt werden müssen, also mit dem amtlich vorgeschriebenen Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle, in der Praxis ELSTER, das Online-Portal der Finanzverwaltung unter elster.de. Papier ist nicht mehr die Standardeinstellung. Das Gesetz lässt jedoch eine Ausnahme offen, die bekannt sein sollte: Auf Antrag kann das Finanzamt aus Gründen der Vermeidung unzumutbarer Härte auf die elektronische Übermittlung verzichten. In diesem Fall ist das offizielle Papierformular zu verwenden. Diese Ausnahme ist jedoch selten und sollte nicht in Ihrer Planung berücksichtigt werden.
Die Reihenfolge der Arbeitsschritte variiert je nach Kategorie, und genau hierin lag die Irreführung der Leser in der ursprünglichen Fassung dieses Kapitels. Ein Freiberufler meldet sich gemäß § 138 Abs. 1 Satz 3 AO direkt beim Finanzamt an und füllt den Fragebogen aus. Eine Gewerbebehörde ist zu keinem Zeitpunkt involviert. Ein Gewerbetreibender hingegen geht zunächst zum Gewerbeamt der Gemeinde und reicht die Gewerbeanmeldung ein. Die Gebühr hierfür ist gering und je nach Gemeinde unterschiedlich. Die Gemeinde informiert dann das Finanzamt, welches den Fragebogen anschließend versendet oder erwartet. In beiden Fällen ist der Fragebogen die Grundlage für die steuerliche Registrierung.
Nehmen Sie die Schätzung Ihres erwarteten Umsatzes und Gewinns ernst. Es handelt sich nicht um eine Formalität. Das Finanzamt nutzt diese Schätzung, um zu entscheiden, ob Sie die Voraussetzungen für die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmen erfüllen, wie oft Sie Umsatzsteuererklärungen abgeben müssen und ob Sie Einkommensteuervorauszahlungen leisten müssen. Diese vierteljährlichen Raten sind jeweils am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig. Schätzen Sie zu niedrig, müssen Sie im selben Jahr mit einer hohen Nachzahlung und neu festgelegten Vorauszahlungen rechnen – der klassische Grund, warum das zweite Jahr für Freiberufler finanziell oft schwierig ist. Schätzen Sie zu hoch, gewähren Sie dem Staat quasi ein zinsloses Darlehen. Schätzen Sie ehrlich und denken Sie daran, dass Sie im Laufe des Jahres eine Anpassung der Vorauszahlungen beantragen können, falls sich Ihre Einnahmen ändern.
Rechnen Sie mit einer Wartezeit von einigen Wochen. Das Finanzamt wird voraussichtlich Nachfragen zu Ihrer genauen Tätigkeit stellen, insbesondere wenn diese auch nur annähernd unter § 18 fällt. Beantworten Sie die Fragen präzise und schriftlich, beschreiben Sie Ihre tatsächliche Arbeit und nicht nur Ihre Berufsbezeichnung, und bewahren Sie Kopien auf. Diese Korrespondenz ist später die Grundlage für Ihre Einstufung.
Steuernummer, Steuer-Identifikationsnummer und USt-IdNr
In Deutschland erhalten Sie mehrere Steuernummern, die nicht austauschbar sind. Eine Verwechslung führt zu Rechnungen, die von den Buchhaltern Ihrer Kunden abgelehnt werden.
Die Steueridentifikationsnummer (TIN) ist eine elfstellige Nummer, die jeder in Deutschland gemeldeten Person einmalig zugeteilt wird und lebenslang gültig ist. Sie bleibt auch bei Jobwechseln und Umzügen gültig und wird für die Einkommensteuererklärung sowie zur Identifizierung gegenüber dem Finanzamt verwendet. Sie gehört nicht auf eine Kundenrechnung.
Die Steuernummer wird von Ihrem zuständigen Finanzamt auf Ihren Fragebogen hin vergeben. Sie dient der Identifizierung Ihrer Geschäftsakte bei diesem Finanzamt. Sie ändert sich, wenn Sie in den Zuständigkeitsbereich eines anderen Finanzamts umziehen. Gemäß den Rechnungslegungsvorschriften in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) müssen Ihre Rechnungen entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben und beginnt mit DE. Sie benötigen sie für den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU. Wenn Sie einem Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat eine Rechnung stellen, ist die USt-IdNr beider Parteien für das Reverse-Charge-Verfahren erforderlich. Sie wird in der Zusammenfassenden Meldung angegeben. Sie können die USt-IdNr direkt im Fragebogen oder später online beantragen. Viele Freiberufler bevorzugen die Verwendung der USt-IdNr anstelle der Steuernummer auf allen Rechnungen, da die Steuernummer das zuständige Finanzamt preisgibt und als sensibler gilt.
Es gibt nun eine vierte Nummer für einen speziellen Fall. § 19a UStG, eingeführt für die EU-weite Kleinunternehmerregelung, sieht vor, dass ein in Deutschland ansässiger Unternehmer, der die Kleinunternehmerbefreiung in einem anderen Mitgliedstaat in Anspruch nehmen möchte, einem besonderen Meldeverfahren beitreten muss. Das Bundeszentralamt für Steuern stellt dafür eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer aus. Dies ist nur relevant, wenn Sie die Kleinunternehmerbehandlung im Ausland, nicht nur in Deutschland, nutzen möchten.
Die Kleinunternehmerregelung und die 2026-Grenzwerte
Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) ermöglicht es Ihnen, sich vom Umsatzsteuersystem zu befreien. Sie berechnen keine Umsatzsteuer, müssen keine Umsatzsteuererklärungen abgeben und können die von Ihnen gezahlte Umsatzsteuer nicht zurückfordern. Für Selbstständige, die Dienstleistungen an Privatpersonen erbringen, ist dies ein echter Wettbewerbsvorteil, da Sie Ihren Preis selbst festlegen können. Für Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind, ist die Regelung hingegen oft sinnlos, da Ihre Geschäftskunden die Umsatzsteuer ohnehin zurückfordern und somit einen niedrigeren Nettopreis erhalten, während Sie Ihren Vorsteuerabzug verlieren.
Die Schwellenwerte haben sich zum 1. Januar 2025 geändert und sind im aktuellen Gesetzestext bestätigt. Gemäß § 19 Abs. 1 UStG ist Ihr Umsatz steuerfrei, wenn Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25,000 Euro nicht überstieg und im laufenden Kalenderjahr 100,000 Euro nicht übersteigt. Die alten Grenzwerte von 22,000 und 50,000 Euro gelten nicht mehr. Es gibt drei weitere Änderungen, die wichtiger sind als die genannten Kennzahlen.
Zunächst einmal hat sich die Regelung zur Überschreitung der Umsatzgrenze geändert, und genau hier liegt das Problem. Die alte Grenze von 50,000 Euro war eine Prognose: Man schätzte den Umsatz zu Jahresbeginn, und wenn man ihn überschritt, galt man das ganze Jahr über als Kleinunternehmer und wurde erst ab dem folgenden Januar steuerpflichtig. Die neue Grenze von 100,000 Euro ist eine feste Obergrenze für das laufende Jahr. Laut Gesetz darf der Umsatz diese Grenze im laufenden Kalenderjahr nicht überschreiten. Sobald Ihr Umsatz im Laufe des Jahres 100,000 Euro übersteigt, endet der Status als Kleinunternehmer sofort. Die Transaktion, die die Grenze überschreitet, ist bereits steuerpflichtig, und jede nachfolgende Rechnung muss die Mehrwertsteuer enthalten. Es gibt keine Übergangsfrist und kein Warten bis Januar. Wenn Sie sich der Grenze auch nur annähernd nähern, müssen Sie Ihren Umsatz kontinuierlich überwachen, anstatt ihn nur einmal im Jahr zu überprüfen.
Zweitens handelt es sich bei dem Betrag von 25,000 Euro um einen Nettobetrag. Das alte Gesetz rechnete ausdrücklich den Vorjahresumsatz „zuzüglich der darauf entfallenden Steuer“ an, wodurch die 22,000 Euro einen Bruttobetrag darstellten. Der aktuelle § 19 Abs. 2 definiert den Gesamtumsatz lediglich als die Summe des steuerpflichtigen Umsatzes auf Basis der erhaltenen Zahlungen, ohne einen solchen Zuschlag. Vergleichen Sie die neuen und alten Grenzwerte nicht, als würden sie dasselbe messen.
Drittens hat sich der rechtliche Charakter geändert. § 19 Abs. 1 UStG besagt nun, dass der Umsatz „steuerfrei“ ist, also befreit, während die alte Regelung lediglich besagte, dass die Steuer nicht erhoben würde. Dies mag wie eine bloße Formulierungsänderung erscheinen, hat aber Auswirkungen auf das Zusammenspiel der Befreiung mit anderen Bestimmungen. Aus diesem Grund sollten Rechnungen von Kleinunternehmen nunmehr auf die Befreiung nach § 19 UStG verweisen, anstatt ältere Formulierungen zu wiederholen.
Sie können auch auf die Begünstigung für Kleinunternehmer verzichten. Gemäß § 19 Abs. 3 können Sie dem Finanzamt bis zum letzten Februartag des zweiten auf den Veranlagungszeitraum folgenden Jahres erklären, dass Sie auf die Begünstigung für Kleinunternehmer verzichten. Dieser Verzicht gilt für mindestens fünf Kalenderjahre und kann erst danach mit Wirkung zum Beginn des Folgejahres widerrufen werden. Fünf Jahre sind eine lange Zeit. Der Verzicht kann genau richtig sein, wenn Sie beispielsweise Ausrüstung kaufen und den Vorsteuerabzug geltend machen möchten oder wenn Ihre Kunden ausschließlich Unternehmen sind und die Umsatzsteuer für diese keine Rolle spielt. Es handelt sich jedoch um eine Entscheidung, die nicht leichtfertig getroffen oder rückgängig gemacht werden sollte.
Eine weitere Folge des Verlusts des Umsatzsteuer-Status trifft viele hart: Wer die Umsatzsteuergrenze überschreitet und es nicht bemerkt, muss trotzdem die Umsatzsteuer zahlen. Das Finanzamt fordert sie ein, unabhängig davon, ob Sie sie Ihren Kunden in Rechnung gestellt haben oder nicht. Monate später einen Kunden zu bitten, eine korrigierte Rechnung mit 19 Prozent Aufschlag zu akzeptieren, ist ein unangenehmes Gespräch. Ein Kunde, der vertraglich nicht zur Annahme verpflichtet ist, kann dies einfach ablehnen, sodass Sie die Steuer aus dem bereits erhaltenen Geld begleichen müssen.
Umsatzsteuer: Filing, Reverse Charge und OSS
Sobald Sie im Mehrwertsteuersystem registriert sind, schlagen Sie die Umsatzsteuer auf Ihre Rechnungen auf (derzeit 19 % als Regelsatz und 7 % als ermäßigter Satz), ziehen die Vorsteuer ab, die Sie auf betriebliche Einkäufe entrichtet haben, und zahlen die Differenz an das Finanzamt. Dies geschieht über die Umsatzsteuervoranmeldung und wird anschließend in der jährlichen Umsatzsteuererklärung zusammengefasst.
Die Meldehäufigkeit ist in § 18 Abs. 2 UStG festgelegt und ist günstiger als in den meisten Ratgebern angegeben. Der Standard-Voranmeldungszeitraum ist das Kalenderquartal. Sie müssen nur dann monatlich melden, wenn Ihre Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr 9,000 Euro überstiegen hat. Betrug Ihre Umsatzsteuer im Vorjahr 2,000 Euro oder weniger, kann das Finanzamt Sie von den Voranmeldungen befreien, sodass nur noch die Jahresmeldung abzugeben ist. Gemäß § 18 Abs. 2a UStG können Sie auch freiwillig zur monatlichen Meldung wechseln, wenn Ihnen im Vorjahr eine Erstattung von mehr als 9,000 Euro zugesprochen wurde. Dies ist besonders für Unternehmen geeignet, die regelmäßig Erstattungen erhalten. Diese Entscheidung ist für das gesamte Jahr bindend.
Für Unternehmensgründer gibt es einen wichtigen und oft missverstandenen Punkt zu beachten. Laut dem vierten Satz des Gesetzes ist der Monat der Steuererklärungsperiode sowohl im Gründungsjahr als auch im Folgejahr maßgeblich. § 18(2) UStG sieht jedoch eine Ausnahme von dieser Regel vor: Für die Steuerzeiträume 2021 bis 2026 gilt dieser Satz nicht in seiner üblichen Form. Bis einschließlich 2026 sind Unternehmensgründer daher nicht automatisch zur monatlichen Steuererklärung verpflichtet. Da diese Erleichterung als befristeter Zeitraum bis 2026 formuliert ist, sollten alle, die um den Jahreswechsel ein Unternehmen gründen, den aktuellen Gesetzestext prüfen, anstatt anzunehmen, die Regelung gelte weiterhin.
Die vorläufigen Steuererklärungen sind bis zum zehnten Tag nach Ablauf der Frist fällig. Sie können eine Dauerfristverlängerung beantragen, die Ihnen einen zusätzlichen Monat Zeit verschafft. Steuerpflichtige, die monatlich ihre Steuererklärung abgeben, müssen hierfür eine Vorauszahlung leisten; vierteljährlich Steuerpflichtige hingegen nicht. Für alle, deren Buchhaltung nicht immer auf dem neuesten Stand ist, bietet diese Verlängerung eine günstige Absicherung gegen Verspätungszuschläge.
Bei grenzüberschreitenden Geschäften kommen zwei weitere Mechanismen zum Einsatz. Der erste ist das Reverse-Charge-Verfahren gemäß § 13b UStG. Erbringen Sie eine Dienstleistung für ein Unternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat, verlagert sich der Leistungsort in der Regel in das Land des Kunden. Sie stellen die Rechnung ohne deutsche Mehrwertsteuer aus, und der Kunde führt die Mehrwertsteuer selbst ab. Ihre Rechnung muss den Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren enthalten, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Parteien aufweisen und die Transaktion in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) melden. Sie sind verpflichtet, die Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden zum Zeitpunkt der Leistungserbringung zu überprüfen. Dies können Sie kostenlos über das Bundeszentralamt für Steuern oder das EU-System VIES tun. Nehmen Sie diese Überprüfung ernst und bewahren Sie die Bestätigung auf: Sollte sich die Nummer als ungültig erweisen, kann die Steuer Ihnen zur Last gelegt werden.
Die zweite Möglichkeit ist die zentrale Umsatzsteuervoranmeldung (One-Stop-Shop, OSS). Wenn Sie digitale Dienstleistungen oder Waren an Privatkunden in anderen EU-Ländern verkaufen, müssen Sie den Mehrwertsteuersatz des jeweiligen Landes berechnen, sobald Sie die EU-weite Umsatzgrenze von 10,000 Euro pro Jahr überschreiten. Mit der Registrierung für die zentrale Umsatzsteuervoranmeldung können Sie all diese Umsätze in einer einzigen vierteljährlichen Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern melden, anstatt sich in jedem Land, in dem Sie Kunden haben, umsatzsteuerlich anzumelden. Unterhalb der Umsatzgrenze können Sie weiterhin die deutsche Mehrwertsteuer berechnen und sich freiwillig für die zentrale Umsatzsteuervoranmeldung entscheiden. Die Meldung für die zentrale Umsatzsteuervoranmeldung ist von Ihrer deutschen Voranmeldung getrennt und hat eigene Fristen.
E-Rechnung: Was ist bereits verpflichtend und was kommt 2027
Die elektronische Rechnungsstellung ist die Änderung, die Freiberufler derzeit am ehesten überraschen dürfte, da die eine Hälfte bereits verbindlich ist, die andere jedoch nicht, und die meisten Menschen von beidem nur eine unverständliche Version gehört haben.
Zunächst einmal: Was ist eine E-Rechnung eigentlich? Der Begriff ist nämlich irreführend. Gemäß § 14 Abs. 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland bedeutet das XRechnung (XML-Format) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem strukturiertem XML). Alles andere, einschließlich gewöhnlicher PDFs, die man aus einem Textverarbeitungsprogramm exportiert und an eine E-Mail anhängt, ist eine sonstige Rechnung. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, egal wie elektronisch es sich anfühlt.
Nun zum bereits geltenden Recht. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen elektronische Rechnungen für inländische Geschäftstransaktionen empfangen können. Es gibt keine Übergangsregelung und gab auch nie eine. Der Mechanismus ist leicht zu übersehen, da er in einer Klausel versteckt ist: § 14 Abs. 1 UStG besagt, dass die elektronische Zustellung einer Rechnung die Zustimmung des Empfängers erfordert, jedoch nur „soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht“. Für inländische B2B-Lieferungen besteht diese Verpflichtung, daher ist Ihre Zustimmung nicht erforderlich. Ein deutscher Geschäftskunde könnte Ihnen morgen eine strukturierte XML-Rechnung senden, und Sie hätten kein Widerspruchsrecht und kein Recht, eine PDF-Version zu verlangen. In der Praxis benötigen Sie lediglich eine E-Mail-Adresse, die die Datei empfangen kann, und eine Möglichkeit, sie zu lesen und zu archivieren. Sie müssen die Rechnung jedoch in ihrer ursprünglichen strukturierten Form für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist speichern können. Das Ausdrucken und Ablegen der Papierversion genügt nicht.
Nun zum Teil, der für die meisten noch nicht in Kraft ist: Die Ausstellung von E-Rechnungen erfolgt umsatzabhängig und wird schrittweise eingeführt. Der Zeitplan ist in § 27 Abs. 38 UStG festgelegt. Für Umsätze vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können Sie weiterhin Rechnungen in Papierform oder mit Zustimmung des Empfängers in einem nicht-konformen elektronischen Format wie z. B. einem normalen PDF ausstellen. Für Umsätze ab 2027 gilt diese Freiheit nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 800,000 Euro nicht überstiegen hat. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr 800,000 Euro überstieg, für inländische B2B-Geschäfte konforme E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe. Für EDI-Übertragungen gilt diese Übergangsregelung bis Ende 2027.
Für den durchschnittlichen Freiberufler bedeutet dies: Sie müssen heute Rechnungen empfangen können, und sofern Sie kein Großunternehmen sind, haben Sie bis Anfang 2028 Zeit, Rechnungen auszustellen. Das ist nicht mehr lange hin, und wenn Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, sind Sie wahrscheinlich bereits verpflichtet, XRechnung mit einer Leitweg-ID gemäß den gesonderten Vergabevorschriften zu versenden. Wichtig zu wissen ist auch, was die Verpflichtung nicht umfasst: Lieferungen an Privatkunden sowie Rechnungen über geringe Beträge oder Tickets im Rahmen der vereinfachten Regelungen fallen nicht darunter, und für grenzüberschreitende Rechnungen gelten eigene Bestimmungen.
Scheinselbständigkeit: Die größte Falle der deutschen Freiberuflichkeit
Scheinarbeit bezeichnet die Situation, in der man als Freiberufler abrechnet, das tatsächliche Arbeitsverhältnis aber ein Angestelltenverhältnis ist. Im Normalfall handelt es sich dabei nicht um Betrug. Die meisten Betroffenen haben nichts Unrechtes getan: Sie haben einfach lange eng mit einem Kunden zusammengearbeitet, und diese Zusammenarbeit hat sich stillschweigend zu einem Arbeitsverhältnis entwickelt.
Die Prüfung findet sich in § 7 Abs. 1 des Sozialgesetzbuches IV (SGB IV) und ist kurz gefasst. Beschäftigung ist nicht selbstständige Arbeit, insbesondere im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses. Indikatoren für Beschäftigung sind Weisungsbindung und Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisenden. Diese beiden Begriffe, Weisungsbindung und Eingliederung, bilden den Kern der Prüfung.
Das Gesetz gibt Ihnen keine Checkliste oder Prozentangabe vor. § 7a Abs. 2 SGB IV besagt, dass die Entscheidung auf Grundlage einer Gesamtbeurteilung aller Umstände des Einzelfalls getroffen wird. Das bedeutet, dass kein einzelner Umstand Sie schützt oder Ihnen schadet. In der Praxis stellen sich folgende Fragen: Wird Ihnen vorgeschrieben, wann und wo Sie arbeiten, oder entscheiden Sie selbst? Verfügen Sie über eigene Geschäftsräume, Werkzeuge und Ausrüstung? Treten Sie nach außen als Ihr eigenes Unternehmen auf, mit eigener Website, eigenen Rechnungen und eigenem Branding? Tragen Sie ein unternehmerisches Risiko, d. h. können Sie Verluste erleiden und tatsächlich Geld verlieren, wenn ein Projekt schiefgeht? Sind Sie in das Team des Kunden integriert, nehmen Sie an internen Besprechungen teil, nutzen Sie dessen interne Systeme und E-Mail-Adresse, sind Sie im Organigramm aufgeführt und an der Urlaubsplanung beteiligt? Könnte ein Kollege des Kunden Sie von einem Angestellten unterscheiden? Arbeiten Sie für mehrere Kunden oder faktisch nur für einen?
Ein dominanter Mandant ist das deutlichste Warnsignal, und es lohnt sich, die Gründe dafür genau zu erläutern. Für die Frage des Arbeitsverhältnisses ist er an sich nicht ausschlaggebend. Er hat jedoch eine separate und unabhängige Folge im Rentenrecht, die im nächsten Abschnitt beschrieben wird, und erweckt den Eindruck eines Arbeitsverhältnisses, weshalb er genauer untersucht werden sollte.
Die finanziellen Folgen sind gravierend und ungleich verteilt, weshalb Mandanten dies stärker berücksichtigen, als man vielleicht annehmen würde. Stellt die Deutsche Rentenversicherung fest, dass es sich von Anfang an um ein Arbeitsverhältnis handelte, wird der Mandant als Arbeitgeber behandelt und muss die Sozialversicherungsbeiträge – sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil – rückwirkend entrichten. Dies gilt in der Regel für die letzten vier Jahre, bei vorsätzlicher Beitragszahlung sogar für bis zu dreißig Jahre. Den Arbeitnehmeranteil kann der Mandant üblicherweise nur über Lohnabzüge für die letzten drei Monate zurückfordern, sodass die Kosten fast vollständig vom Mandanten getragen werden müssen. Hinzu kommt ein weiterer Nachteil in puncto Umsatzsteuer: Wenn Sie für diese Leistungen nie selbstständig tätig waren, war die von Ihnen berechnete Umsatzsteuer nicht rechtmäßig, und der Vorsteuerabzug des Mandanten auf all diesen Rechnungen kann rückgängig gemacht werden.
Deshalb stellen seriöse deutsche Auftraggeber Auftragnehmern unangenehme Fragen, bestehen auf Referenzen anderer Auftraggeber, verweigern die Angabe einer Firmen-E-Mail-Adresse und begrenzen mitunter die Projektlaufzeit. Sie sind nicht etwa schwierig. Sie tragen das Risiko.
Auch Ihre Seite ist nicht risikofrei. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihnen die von Ihnen geltend gemachte Handels- oder Steuerbehandlung nie zustand, Ihre Rechnungen müssen korrigiert werden, und Sie entdecken vielleicht, dass Sie gleichzeitig für Sozialversicherungszwecke als Arbeitnehmer neu eingestuft wurden, während Ihre Geschäftsbeziehung mit dem Kunden endet, da die Neueinstufung üblicherweise mit Vertragsende erfolgt.
Das Statusfeststellungsverfahren: Gewissheit im Voraus erlangen
Deutschland bietet die Möglichkeit, diese Frage zu klären, bevor sie zum Problem wird. § 7a SGB IV sieht das Statusfeststellungsverfahren vor, das von der Deutschen Rentenversicherung (DRB) durchgeführt wird. Jede Vertragspartei kann schriftlich oder elektronisch einen verbindlichen Antrag auf Feststellung stellen, ob es sich bei der jeweiligen Tätigkeit um ein Arbeitsverhältnis oder eine echte selbstständige Tätigkeit handelt.
Es gibt eine wichtige zeitliche Einschränkung. Das Gesetz schließt das Verfahren aus, wenn die Einzugsstelle, das Inkassobüro oder eine andere Versicherungsstelle zum Zeitpunkt Ihrer Antragstellung bereits ein eigenes Verfahren zur Feststellung der Versicherungspflicht eingeleitet hat. Kurz gesagt: Stellen Sie Ihren Antrag frühzeitig, solange Sie die Frage noch stellen können. Sobald eine Prüfung begonnen hat, ist diese Möglichkeit ausgeschlossen, und Sie müssen sich lediglich verteidigen.
Das Verfahren ist in bestimmten Fällen verpflichtend. Gemäß § 7a Abs. 1 ist die Einzugsstelle anzuhalten, wenn aus der Registrierung des Arbeitgebers hervorgeht, dass der Arbeitnehmer dessen Ehegatte, eingetragener Lebenspartner oder Nachkomme ist oder geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH ist. Familienverhältnisse und Ein-Personen-Unternehmen werden automatisch geprüft, da hier die Abgrenzung häufig fließend ist.
Die Entscheidung trifft die DRV Bund auf Grundlage einer Gesamtbewertung aller Umstände. Sie reichen den Vertrag und eine detaillierte Beschreibung der tatsächlichen Arbeitsausführung ein. Entscheidend ist: Die DRV achtet auf die gelebte Realität, nicht auf die Unterlagen. Ein Vertrag, der Sie ausdrücklich als unabhängigen Auftragnehmer ausweist, ist wertlos, wenn Sie in Wirklichkeit im Büro des Kunden sitzen, dessen Anweisungen befolgen und dessen Arbeitszeiten einhalten. Die Vertragsformulierung kann Ihnen keinen Status verschaffen, der Ihrer Arbeitsweise widerspricht.
Wenn Sie eine langfristige Zusammenarbeit mit einem wichtigen Einzelkunden beginnen, insbesondere wenn es sich um eine Vollzeitstelle handelt, sollten Sie das Verfahren zu Beginn durchführen lassen. Es dauert zwar Monate, ist kostenlos, und eine positive Entscheidung schafft sowohl für Sie als auch für Ihren Kunden Rechtssicherheit für die gesamte Zusammenarbeit. Sollte die Entscheidung zu Ihren Ungunsten ausfallen, haben Sie dies zu einem Zeitpunkt erfahren, an dem die Korrektur nur Monate an Aufwand kostet, anstatt Jahre.
Rentenversicherung: Wenn sie doch nicht optional ist
Die ursprüngliche Fassung dieses Kapitels informierte die Leser darüber, dass Freiberufler nicht zur gesetzlichen Rentenversicherung verpflichtet sind. Das trifft auf viele zu, ist aber für andere gefährlich falsch, und die Ausnahmen sind nicht unerheblich.
Grundsätzlich gilt: Die meisten Selbstständigen in Deutschland sind nicht in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert und müssen ihre Altersvorsorge selbst aufbauen. § 2 SGB VI listet jedoch Kategorien von Selbstständigen auf, die zwangsversichert sind. Dazu gehören unter anderem freiberufliche Lehrer und Erzieher, die im Rahmen ihrer Tätigkeit keine versicherten Arbeitnehmer regelmäßig beschäftigen; Pflegekräfte in der Alten-, Säuglings- und Kinderbetreuung unter denselben Bedingungen; Hebammen; Lotsen; Künstler und Publizisten nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz; Hausgewerbetreibende; Küstenschiffer und Fischer; sowie im Handwerksregister eingetragene Handwerker, die die Eintragungsvoraussetzungen persönlich erfüllen.
Die Kategorie, die die meisten Menschen betrifft, ist § 2 Satz 1 Nr. 9: Personen, die im Rahmen ihrer selbstständigen Tätigkeit regelmäßig keine versicherten Arbeitnehmer beschäftigen und dauerhaft und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber arbeiten. Dies ist der arbeitnehmerähnliche Selbstständige. Lesen Sie den Text sorgfältig, denn es handelt sich nicht um dasselbe Kriterium wie die Scheinseinselbständigkeit. Sie können tatsächlich und korrekt selbstständig sein, ohne Weisungsbefugnis und ohne Integration, und dennoch unter Nr. 9 fallen, allein weil Ihr Einkommen im Wesentlichen aus einer Quelle stammt und Sie keine Angestellten haben. Das Gesetz enthält eine hilfreiche Ergänzung: Ein Minijobber gilt für dieses Kriterium nicht als Arbeitnehmer, daher befreit Sie die geringfügige Beschäftigung einer Person nicht von der Regelung. Bei Personengesellschaften gelten die Auftraggeber der Gesellschaft als Ihre Auftraggeber.
Wenn Sie in eine der §2-Kategorien fallen, sind Sie beitragspflichtig. Da Sie keinen Arbeitgeber haben, mit dem Sie die Kosten teilen können, müssen Sie die Beiträge vollständig selbst tragen. Sie sind verpflichtet, die Deutsche Rentenversicherung zu benachrichtigen. Sollten Sie erst Jahre später entdeckt werden, können die Beiträge rückwirkend eingefordert werden, wodurch aus einer überschaubaren monatlichen Belastung eine hohe, plötzliche Schuldenlast wird. Lehrer, Sprachlehrer, Yoga- und Fitnesslehrer, Pflegekräfte und Handwerker sollten ihre Situation prüfen, bevor sie von einer Beitragsbefreiung ausgehen. Wer lange Zeit für denselben Arbeitgeber tätig war, sollte Nr. 9 besonders sorgfältig lesen.
Für alle, die sich tatsächlich außerhalb des Systems befinden, ist die Freiheit real, aber auch die Verantwortung: Kein Arbeitgeber zahlt etwas für Sie ein, und es gibt keinen automatischen Anspruch. Unser Kapitel über Renten- und Altersvorsorgepläne behandelt freiwillige Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, die fünfjährige Wartezeit, die darüber entscheidet, ob man überhaupt eine deutsche Rente erhält, und wie Selbstständige stattdessen eine Vorsorge treffen können.
Krankenversicherung, Pflegeversicherung und die KSK
Die Krankenversicherung ist in Deutschland für alle Einwohner Pflicht, auch für Selbstständige. Was sich ändert, sind die Kosten. Als Angestellter übernimmt Ihr Arbeitgeber etwa die Hälfte Ihres Beitrags. Als Selbstständiger zahlen Sie den gesamten Beitrag sowie zusätzlich die vollen Beiträge zur Pflegeversicherung. Dies ist der größte Fixkostenpunkt, den die meisten neuen Freiberufler unterschätzen.
Sie haben die Wahl zwischen der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) und der privaten Krankenversicherung (PKV). Diese Entscheidung hat für Selbstständige weitreichendere Folgen als für Angestellte, da sie praktisch unwiderruflich ist. Bei der GKV als hauptberuflicher Selbstständiger werden die Beiträge auf Basis Ihres Einkommens berechnet, wobei eine Mindestbeitragsbemessungsgrundlage gilt, die auch in einem schlechten Jahr Anwendung findet, und eine Höchstgrenze festgelegt ist. Für Berufseinsteiger gibt es in manchen Fällen eine reduzierte Mindestbeitragsbemessungsgrundlage. Fragen Sie am besten bei Ihrer Krankenkasse nach. Bei der PKV hängen die Beiträge von Ihrem Alter und Gesundheitszustand bei Eintritt sowie vom gewählten Tarif ab. Dadurch ist die PKV für einen gesunden Dreißigjährigen oft sehr günstig und später sehr teuer. Die GKV versichert Ihren nicht erwerbstätigen Ehepartner und Ihre Kinder kostenlos über die Familienversicherung; die PKV berechnet für jede Person einen separaten Beitrag.
Der Wiedereinstieg von der PKV in die GKV ist für Selbstständige schwierig und nach dem 55. Lebensjahr praktisch unmöglich. Unser Kapitel über Versicherungsgrundlagen in Deutschland Der Vergleich von GKV und PKV wird vollständig dargelegt, einschließlich der gesetzlichen Sperrfrist und der Frage, was als ausreichender Versicherungsschutz für Zwecke der Aufenthaltserlaubnis gilt. Dies ist eine separate Frage mit eigenen Kriterien.
Ein Weg verdient besondere Erwähnung, da er die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen grundlegend verändert. Die Künstlersozialkasse (KSK) ist keine Versicherung, sondern ein Mechanismus. Sind Sie freiberuflicher Künstler oder Publizist – was in der Praxis der KSK ein breites Spektrum an Schriftstellern, Journalisten, Musikern, Performern, Fotografen, Designern und verwandten Kreativberufen umfasst – und erfüllen Sie die Kriterien, darunter ein Mindesteinkommen, so regelt die KSK Ihre Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. Sie zahlen dann in etwa den Arbeitnehmeranteil, als wären Sie angestellt. Der Rest wird durch die Künstlersozialabgabe, eine Umlage der Auftraggeber, zuzüglich eines Bundeszuschusses finanziert. Laut Künstlersozialkasse beträgt diese Abgabe 2027 5.0 Prozent. Wichtig: Diese Abgabe wird von Ihren Auftraggebern gezahlt, nicht von Ihnen. Aus diesem Grund zögern manche Auftraggeber, KSK-relevante Arbeiten in Auftrag zu geben.
Die KSK halbiert effektiv die Kosten für Selbstständige in kreativen Berufen. Die Mitgliedschaft berechtigt außerdem zur Teilnahme an der gesetzlichen Rentenversicherung gemäß § 2 Nr. 5 SGB VI, die verpflichtend ist. Anträge werden sorgfältig geprüft und können abgelehnt oder widerrufen werden, wenn sich Ihre Tätigkeit vom Versicherungsschutz entfernt, beispielsweise vom Journalismus zur Öffentlichkeitsarbeit. Wenn Sie in einem kreativen Beruf tätig sind, informieren Sie sich auf künstlersozialkasse.de, bevor Sie davon ausgehen, den vollen privaten Beitrag zahlen zu müssen.
Zwei weitere Versicherungspunkte. Die Berufsunfähigkeitsversicherung ist für Selbstständige besonders wichtig, da es kein Krankengeld vom Arbeitgeber und – außerhalb der in § 2 SGB VI genannten Kategorien – keine gesetzliche Erwerbsminderungsrente gibt. Die Berufshaftpflichtversicherung ist für einige Berufe Pflicht, für andere lediglich sinnvoll, wobei Auftraggeber aus den Bereichen Beratung, IT und Design zunehmend einen entsprechenden Nachweis vor Vertragsabschluss verlangen.
Ein letzter struktureller Punkt, den Selbstständige oft erst spät bemerken: Freiberufler genießen weitgehend nicht die gleichen Schutzrechte wie Angestellte. Mutterschutzgesetz und Elternzeit sind auf Angestellte zugeschnitten und gelten nicht in gleicher Weise. Elterngeld steht Selbstständigen zwar zu, wird aber anders berechnet und basiert auf einem anderen Bemessungszeitraum. Wenn Sie als Selbstständiger eine Familie planen, sollten Sie sich frühzeitig damit auseinandersetzen und nicht erst im dritten Trimester.
Buchhaltung, die EÜR und was Sie behalten müssen
Die meisten Freiberufler können die einfachste Form der Buchhaltung in Deutschland nutzen. Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), die nach § 4 Abs. 3 EStG auf Cash-Basis geführte Gewinn- und Verlustrechnung, erfasst alle Einnahmen und Ausgaben und nennt die Differenz Gewinn. Freiberufler können sie unabhängig von der Unternehmensgröße verwenden. Gewerbetreibende können sie bis zum Überschreiten der in § 141 AO festgelegten Grenzen nutzen; ab diesem Zeitpunkt sind die doppelte Buchführung und die Erstellung einer Bilanz verpflichtend. Die EÜR wird elektronisch mit der Einkommensteuererklärung über die offizielle Anlage EÜR eingereicht.
Betriebsausgaben werden vom Umsatz abgezogen, um den Gewinn zu ermitteln. Grundsätzlich sind Ausgaben abzugsfähig, wenn sie durch die Geschäftstätigkeit verursacht wurden. Dazu gehören Ausrüstung, Software, Berufshaftpflichtversicherungen, ein Homeoffice, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind, Weiterbildungen, Geschäftsreisen sowie der geschäftliche Anteil an Telefon- und Internetkosten. Für einige Kategorien gelten Sonderregelungen: Geschäftliche Bewirtung ist nur zu 70 Prozent abzugsfähig, Geschenke an Geschäftspartner sind begrenzt, und für ein privat und geschäftlich genutztes Auto ist entweder ein Fahrtenbuch oder die Pauschalabrechnung erforderlich. Unser Kapitel zu diesem Thema… Steuervorteile und -befreiungen behandelt die Zulagen und Pauschalen im Detail.
Bewahren Sie alle Belege auf. Das deutsche Steuerrecht basiert auf dem Prinzip, dass nicht belegte Ausgaben nicht angefallen sind. Die Aufbewahrungsfristen sind lang: in der Regel zehn Jahre für Buchhaltungsunterlagen und Rechnungen, nach der aktuell geltenden verkürzten Regelung acht Jahre für Rechnungen. Daher ist es ratsam, alle Unterlagen zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Aufzeichnungen müssen den Richtlinien der Deutschen Buchführung (GoBD) entsprechen, den Grundsätzen für die ordnungsgemäße elektronische Buchführung. Das bedeutet in der Praxis, dass ein digitaler Datensatz unveränderlich, vollständig und abrufbar sein muss. Ein Schuhkarton voller verblasster Thermopapierbelege genügt diesen Anforderungen nicht, ebenso wenig wie ein Ordner mit bearbeitbaren PDFs.
Ein Risiko, das insbesondere in den Anfangsjahren besteht, ist der sogenannte Hobby-Status. Wenn Ihre Tätigkeit Jahr für Jahr Verluste ohne realistische Gewinnaussichten generiert, kann das Finanzamt entscheiden, dass es sich gar nicht um ein Gewerbe, sondern um ein aus persönlichen Gründen betriebenes Hobby handelt und die Verluste rückwirkend nicht anerkennen. Verluste in der Startphase sind normal und zu erwarten. Entscheidend ist jedoch ein Muster von Verlusten ohne Plan, Gewinn zu erzielen. Bewahren Sie daher Nachweise für eine echte Gewinnerzielungsabsicht auf.
Kundengewinnung und Aufbau eines Kundenstamms
Der deutsche Markt belohnt sichtbare professionelle Glaubwürdigkeit mehr als eine hohe Anzahl an Kontakten. Kaltakquise ist wenig erfolgversprechend. Empfehlungen, berufliche Netzwerke und nachweisbare Kompetenz hingegen sind effektiv, und einmal etablierte Beziehungen sind in der Regel lang und stabil – genau das ist der Reiz, birgt aber, wie in den vorangegangenen Abschnitten erläutert, auch das Risiko.
Beginnen Sie mit den bereits bestehenden Strukturen. Die IHK bietet kostenlose Gründungsberatungen an, und als Gewerbetreibender sind Sie ohnehin Mitglied und können die Leistungen, für die Sie bezahlen, auch nutzen. Freie Berufe haben ihre eigenen Berufsverbände, die vom Bundesverband der Freien Berufe bundesweit vertreten werden. Viele Berufe haben eine Kammer, deren Mitgliedschaft verpflichtend ist: Architekten, Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater und einige andere müssen von ihrer Kammer zugelassen sein, bevor sie ihren Beruf ausüben dürfen; eine Steuerregistrierung ersetzt diese Zulassung nicht. Prüfen Sie, ob Ihr Beruf reglementiert ist, bevor Sie auch nur einen einzigen Mandanten annehmen, denn die Ausübung eines reglementierten Berufs ohne Zulassung ist eine Straftat, die unabhängig von etwaigen Steuerproblemen besteht.
Darüber hinaus sind die üblichen Kanäle die, die man erwarten würde – mit deutschem Akzent. XING ist neben LinkedIn weiterhin in deutschsprachigen Geschäftskreisen präsent. Spezialisierte Projektportale wie freelance.de, freelancermap und Gulp sind die Plattformen, auf denen ein Großteil der deutschen IT- und Ingenieuraufträge vermittelt wird, oft über Agenturen und nicht direkt von Endkunden. Lokale Meetups, Vereine und Branchenveranstaltungen sind wichtiger, als ihre Größe vermuten lässt, denn deutsche Geschäftsbeziehungen werden langsam und persönlich aufgebaut.
Zwei Gewohnheiten schützen Sie beim Unternehmensaufbau. Erstens: Betreuen Sie bewusst mehrere Kunden gleichzeitig. Dies ist nicht nur kaufmännische Vorsicht, sondern dient auch als Beweismittel in Bezug auf die Frage nach § 2 SGB VI und ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Verteidigung in Bezug auf die Frage der Selbstständigkeit. Wenn ein Kunde sich dazu entwickelt, Ihr einziger Kunde zu werden, ist dies nicht nur ein geschäftlicher, sondern auch ein rechtlich relevanter Vorgang. Zweitens: Treten Sie nach außen hin wie ein Unternehmen auf. Ihre eigene Website, Ihre eigene Rechnungsvorlage, Ihre eigene E-Mail-Domain, Ihre eigene Ausrüstung und eine klare öffentliche Beschreibung Ihrer Dienstleistungen belegen, dass Sie ein Unternehmen und kein getarnter Angestellter sind. Die Impressumspflicht, die gesetzliche Verpflichtung, ein Impressum mit Ihrem vollständigen Namen, Ihrer Adresse und Ihren Kontaktdaten auf einer Unternehmenswebsite zu veröffentlichen, gilt auch für Sie. Ein fehlendes Impressum kann Abmahnungen von Mitbewerbern nach sich ziehen.
Festlegen von Tarifen, Verträgen und Zahlungsabwicklung
Berechnen Sie Ihren Preis anhand Ihrer Kosten, nicht anhand Ihres alten Gehalts. Ihr Honorar als Freiberufler muss die Arbeitgeberanteile der Sozialversicherung (die nun niemand mehr für Sie zahlt), Ihre vollen Kranken- und Pflegebeiträge, Ihre Altersvorsorge, Ihren Urlaub, Ihre Krankheitstage, Ihren Verwaltungsaufwand, Ihre Ausrüstung und Ihre Projektpausen abdecken. Eine gängige Faustregel besagt, dass Ihr Tagessatz als Freiberufler etwa doppelt so hoch sein muss wie die Tageskosten einer vergleichbaren Festanstellung, um auf dem gleichen Niveau zu sein – und das ohne Berücksichtigung unbezahlter Zeit. Ermitteln Sie den Betrag ehrlich, bevor Sie ein Angebot abgeben. Recherchieren Sie die üblichen Honorare in Ihrem Markt über Berufsverbände, veröffentlichte Honorarübersichten von Projektportalen und Kollegen. Betrachten Sie diese Informationen jedoch nur als Plausibilitätsprüfung für Ihren auf Basis Ihrer eigenen Kosten ermittelten Betrag, nicht als endgültigen Wert.
Das deutsche Vertragsrecht unterscheidet zwei Arten von Dienstleistungsverträgen, die darüber entscheiden, welche Leistungen Sie tatsächlich erbringen müssen. Ein Dienstvertrag nach § 611 BGB verpflichtet Sie zur sorgfältigen Ausführung der Arbeiten; Sie schulden Einsatz, nicht das Ergebnis. Ein Werkvertrag nach § 631 BGB verpflichtet Sie zur Lieferung eines definierten Ergebnisses; Sie schulden das Ergebnis und tragen die Gewährleistungspflicht, falls dieses mangelhaft ist, einschließlich der Pflicht zur Nachbesserung. Beratung und laufende Unterstützung sind in der Regel Dienstverträge. Ein Projekt mit festem Umfang und einem definierten Liefergegenstand ist üblicherweise ein Werkvertrag. Entscheidend ist der Inhalt Ihrer Zusage, nicht die Bezeichnung des Vertrags. Akzeptieren Sie keinen Festpreis für einen Werkvertrag mit unbestimmtem Umfang, denn damit versprechen Sie ein unbegrenztes Ergebnis zu einem begrenzten Honorar.
Halten Sie alles schriftlich fest. Umfang, Leistungen, Fristen, Abnahmekriterien, Zahlungsplan, Vorgehensweise bei Änderungen des Projektumfangs, Inhaber der Urheberrechte, geltende Vertraulichkeitsbestimmungen und Kündigungsbedingungen. Nach deutschem Urheberrecht können Urheberrechte selbst nicht übertragen werden, sondern nur Nutzungsrechte eingeräumt werden. Ein Vertrag, der eine direkte Übertragung der Urheberrechte vorsieht, ist daher ungenau. Tatsächlich räumen Sie ein Nutzungsrecht ein, das ausschließlich oder nicht ausschließlich sein und zeitlich, räumlich und zweckgebunden beschränkt sein kann. Überlegen Sie sich gut, welches Nutzungsrecht Sie einräumen, denn eine ausschließliche und unbeschränkte Einräumung bedeutet, dass Sie Ihr eigenes Werk nie wiederverwenden dürfen.
Die Zahlungsabwicklung ist durch Regeln geregelt, die für die meisten Freiberufler vorteilhafter sind, als ihnen bewusst ist. Ist kein Zahlungstermin vereinbart, gerät ein Schuldner gemäß § 286 Abs. 3 BGB 30 Tage nach Rechnungserhalt in Verzug. Für Geschäftskunden ist nicht einmal eine Mahnung erforderlich. Im Verzugsfall werden gemäß § 288 BGB gesetzliche Zinsen fällig, die bei Transaktionen zwischen Unternehmen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Bundesbank liegen. Zusätzlich kann ein gewerblicher Gläubiger pauschal 40 Euro pro Verzug geltend machen, ohne einen Schaden nachweisen zu müssen. § 271a BGB begrenzt die Möglichkeit für gewerbliche Kunden, Zahlungsziele einvernehmlich zu verlängern, in der Regel auf 60 Tage und nur in Ausnahmefällen darüber hinaus. Mit anderen Worten: Ein deutscher Geschäftskunde, der verspätet zahlt, schuldet Ihnen automatisch und gesetzlich mehr als den Rechnungsbetrag.
Nutzen Sie das. Stellen Sie Rechnungen zeitnah aus, geben Sie ein klares Fälligkeitsdatum an und haken Sie nach. Zahlt ein Kunde nicht, ist das gerichtliche Mahnverfahren ein kostengünstiger, weitgehend papierbasierter Weg zu einem rechtskräftigen Eigentumsnachweis ohne Gerichtsverfahren. Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Rechnungen alle in § 14 UStG vorgeschriebenen Angaben enthalten, da eine fehlende Angabe Ihrem Kunden den Vorsteuerabzug kosten und unbezahlt an Sie zurückgesendet werden kann.
Werkzeuge für den Papierkram und die Zahlen
Werkzeu.ge ist eine browserbasierte Sammlung von Tools für deutsche Behörden, Steuern und Dokumente. Entwickelt wurde sie von Cryon UG, dem Unternehmen hinter WeLiveIn.de. Die Seite wird in Deutschland gehostet, verwendet deterministische offizielle Formeln anstelle von KI, und als Gast bleiben Ihre Eingaben auf Ihrem Gerät. Zwei Dinge vorab: Die Beta-Phase läuft noch bis zum 30. November 2026, und laut Nutzungsbedingungen können die Tools unvollständig sein oder Fehler enthalten. Außerdem handelt es sich ausdrücklich nicht um Steuer-, Rechts- oder Finanzberatung: Die Steuertools verwenden zwar offizielle BMF-Formeln, ersetzen aber keinen Steuerberater. Gerade bei den Fragen in diesem Kapitel, wo der Unterschied zwischen § 15 und § 18 EStG Tausende von Euro im Jahr ausmachen kann, ist die Beratung durch einen Steuerberater sinnvoll.
Mehrere Werkzeuge lassen sich direkt auf das in diesem Kapitel Beschriebene abbilden. E-Rechnung-Check ist kostenlos und erfordert kein Konto: Es zeigt Ihnen an, ob eine erhaltene Rechnung eine echte strukturierte E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format ist und ob Ihre Einrichtung für die Verpflichtungen von 2025 bis 2028 bereit ist. Da der Empfang bereits verpflichtend ist, sollten Sie dies zuerst ausprobieren. Rechnungssystem Beinhaltet einen kostenlosen Schnellgenerator für Rechnungen mit SEPA-QR-Code ohne Registrierung, und die MwSt-Rechner und Einkommensteuer-Rechner Es gibt kostenlose Rechner für die Mehrwertsteuer und die Einkommensteuer nach § 32a EStG. Formularamt ist kostenlos und enthält Tausende von offiziellen Formularen des Bundes, der Länder und der Kommunen mit Quelllink, Abrufdatum und Prüfsumme, die im Browser automatisch ausgefüllt werden. Gewerbesteuer-Rechner ist ebenfalls kostenlos, erfordert aber ein kostenloses Konto; es modelliert die Gewerbesteuer mit dem Gemeindehebesatz, den Zuschlägen und Abschlägen nach §§ 8 und 9 GewStG und der Gutschrift nach § 35 EStG, was genau der Berechnung entspricht, die einem Gewerbetreibenden die tatsächlichen Kosten der Einstufung mitteilt.
Beachten Sie, dass die für einen freiberuflichen Mitarbeiter nützlichsten Tools meist kostenpflichtig sind. Kleinunternehmer-Check und der MwSt-Wechsel-TimerDie Funktionen, die die Limits von 25,000 und 100,000 Euro überwachen und vorhersagen, wann Sie diese erreichen werden, sind Plus-Funktionen, ebenso wie die EÜR-Assistent zum Erstellen Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung nach BMF-Kategorie, Belegbox zur Erfassung von Belegen in der Anlage EÜR-Struktur, Vorsteuerabzug-Tracker für die Vorsteuer und die Voranmeldung, die Liebhaberei-Prüfer für das Risiko des Hobby-Status, ZUGFeRD-Embedder für die Umwandlung bestehender PDFs in konforme E-Rechnungen und die Zahlungsziel-Rechner für Fälligkeitstermine und die oben beschriebenen Verzugszinsen gemäß §§ 286 bis 288 BGB. Reverse-Charge-Prüfer für Rechnungen nach § 13b und die OSS-Umsatzsteuer Die Tools zur Ermittlung der EU-Fernabsatzschwelle sind Pro-Funktionen. Die kostenlose Version enthält Werbung. Aktuelle Preise finden Sie auf der Website. Preis Seite.
Eine Einschränkung ist hier besonders wichtig, da der Name zu einer falschen Annahme verleitet. Es gibt Hilfsmittel zur ELSTER-Vorbereitung, darunter ein ELSTER-Vorbereitungsassistent (Eine Plus-Funktion) erstellt eine Checkliste der Dokumente nach Steuererklärungsart, findet die passenden Anlagen für Ihre Situation und ordnet die Fristen gemäß §§ 149, 152 und 233a AO zu. Die Software bereitet die Unterlagen vor, reicht sie aber nicht ein. Es werden keine Dokumente an das Finanzamt übermittelt, und es besteht keine Integration mit irgendeiner Behörde. Ihr Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Ihre Voranmeldungen und Ihre Jahresabschlüsse werden weiterhin über elster.de oder Ihren Steuerberater abgewickelt. Steuern Kategorie listet auf, was verfügbar ist.
Was macht man als nächstes
Gehen Sie diese Schritte der Reihe nach durch, da jeder Schritt auf dem vorherigen aufbaut. Lesen Sie zunächst, falls Sie kein EU-, EWR- oder Schweizer Staatsbürger sind, den Vermerk in Ihrem Aufenthaltstitel und lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass eine selbstständige Tätigkeit erlaubt ist. Ist dies nicht der Fall oder unklar, kontaktieren Sie die Ausländerbehörde, bevor Sie Rechnungen stellen. Falls Sie eine Blaue Karte besitzen oder einen Hochschulabschluss in Deutschland haben, erkundigen Sie sich gezielt nach § 21 Abs. 2a AufenthG, der für Sie relevant ist. Entscheiden Sie anschließend ehrlich, ob Ihre Tätigkeit unter § 18 oder § 15 EStG fällt. Liegt sie im Grenzbereich, insbesondere wenn Sie in der Softwarebranche tätig sind, beauftragen Sie vor der Anmeldung einen Steuerberater für eine Stunde Beratung, anstatt drei Jahre später darüber zu streiten.
Drittens, melden Sie sich bei der zuständigen Behörde an: als Freiberufler direkt beim Finanzamt, als Gewerbetreibender zunächst beim Gewerbeamt und füllen Sie anschließend den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER aus. Nehmen Sie die Umsatzschätzung ernst und entscheiden Sie die Frage der Kleinunternehmerregelung anhand Ihrer Kundschaft. Beachten Sie, dass ein Verzicht fünf Jahre lang bindend ist. Viertens, regeln Sie Ihre Krankenversicherung vor Beginn Ihrer Tätigkeit. Holen Sie Angebote von der Krankenkasse und einer privaten Krankenversicherung ein, um die tatsächlichen monatlichen Kosten zu ermitteln. Wenn Sie in einem kreativen Bereich tätig sind, prüfen Sie, ob die KSK Sie aufnimmt, da dies die Berechnungsgrundlage grundlegend verändert.
Fünftens prüfen Sie, ob Sie in eine der Kategorien gemäß § 2 SGB VI fallen, und lesen Sie Nr. 9 sorgfältig durch, wenn Sie nur einen Hauptkunden und keine Angestellten haben. Sechstens stellen Sie sicher, dass Sie heute eine elektronische Quittung erhalten können, und notieren Sie sich den Beginn des Jahres 2028, ab dem die Ausstellung für alle verpflichtend wird. Siebtens gewöhnen Sie sich an, ab dem ersten Monat alle Belege gemäß den Vorschriften der britischen Steuerbehörde (GoBD) aufzubewahren, da die nachträgliche Rekonstruktion von Aufzeichnungen eines ganzen Jahres mühsam und oft unmöglich ist.
Achten Sie schließlich auf Ihren Kundenstamm. Wenn ein Kunde zu Ihrem einzigen Kunden wird und Sie sich zunehmend wie ein Teil seines Teams fühlen, ist es an der Zeit, Ihr Tätigkeitsfeld zu diversifizieren oder eine Statusfeststellung nach § 7a SGB IV zu beantragen, solange Sie die Wahl noch haben. Freiberufliche Tätigkeit in Deutschland ist durchaus möglich und für viele besser bezahlt und sicherer als eine Festanstellung. Was jedoch nicht toleriert wird, ist die Annahme, dass die Regeln flexibel sind, denn das sind sie nicht, und sie sind alle schriftlich festgehalten und für jeden einsehbar.
Quellen
Die Informationen in diesem Kapitel basieren auf den unten aufgeführten offiziellen Quellen und Veröffentlichungen und wurden zuletzt im Juli 2026 überprüft. Es handelt sich um allgemeine Orientierungshilfen, nicht um individuelle Rechts-, Steuer- oder medizinische Beratung.
